近畿大学は、2022年11月2日より年末調整の手続きの問合せに24時間対応するAIチャットボットを導入、運用を開始した。これにより、教職員の利便性向上と業務の効率化を図る。
近畿大学では、これまで学生サービス向上のためにギブリーが提供するAIチャットボット「PEP(ペップ)」を利用。2022年3月から、授業等で使用するシステム等に関する問合せ対応に自動応答システムを運用し、10月からは以前より導入済みの学部も含め全学部において、学生申請や証明書発行等の学生生活に関わるさまざまな問合せに運用している。
11月からは事務組織にも展開。SlackやWebサイトにAIチャットボットを設置することで、事務系の質問に24時間自動応答する仕組みを構築した。教職員からの事務系の問合せに対し、AIチャットボットがSlackやWebサイトで24時間自動応答することで、教職員へのサポートの質を向上させる。
事務組織内では、各種申請の方法等について年々問合せが増える傾向にあり、個別対応による業務負担の増加が問題となっていたが、AIチャットボットの導入によって、事務スタッフの負担を軽減することで業務の効率化を図る。
まずは年末調整の手続きにおいて導入し、ついで人事申請等の手続きや人事給与システム、電子契約、ワークフローの入力方法等の事務系の問合せに自動応答するシステムを段階的に増やしていく。AIチャットボットには利用者のフィードバックを学習させることで、回答の精度を高めていくとしている。