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課題抽出から本稼働まで…校務システム導入の鍵は「寄り添ってくれるベンダー探し」

 校務・教務一括管理システムである「CampusMagic」の販売代理店である理経のICTシステム部 業務システムグループの笠井克敏氏に、学校におけるシステム導入の課題や注意点について聞いた。

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課題抽出から本稼働まで…校務システム導入の鍵は「寄り添ってくれるベンダー探し」
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 教職員の業務負担軽減に向けて、統合型校務支援システムの導入が進められている。文部科学省の後押しもあって、多くの学校ですでに導入済み、ないし検討を進めている最中の学校も多いのではないだろうか。

 とは言え、大規模なシステムの導入には大きな覚悟と労力が必要になる。現行ではシステムを使用しておらず新規でシステムを導入する場合と、既存のシステムを移行する場合では、またプロセスも異なる。

 校務・教務一括管理システムである「CampusMagic」の販売代理店である理経のICTシステム部 業務システムグループの笠井克敏氏に、学校におけるシステム導入の課題や注意点について聞いた。

--学校における大規模システムの導入にあたり、課題となるのはどのようなことでしょうか。

 校務・教務のシステムは、年度単位での利用が前提となります。システムの入替えに関しては並行して稼働させながらの“慣らし期間”がある程度必要になります。そのためには4月スタートに合わせて、およそ10月あたりからシステムを準備しなければなりません。既存システムからの移行の場合には、学籍データ等のデータ移行作業が必要となりますので、いかにそれらを計画的に準備し、新システムへの登録作業をスムーズに行うかが大切になります。一方現状がシステム化されておらず各々のデータが各教職員の属人的なエクセル管理により散在している場合には、さらに時間と労力が必要です。それらデータを整理してシステムに取り込める状態にすることがまず必要になります。

 各作業に要するコストの大きさは言わずもがな、中長期でのスケジュールと、短期でのタスクをマネジメントすることに尻込みしてしまっている学校も多いのではないかと思います。

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--そのような課題に対し、御社はどのような点でサポートされていますか。また御社が導入サポートするうえでのこだわりを教えてください。

 各学校の意向を正しく理解するようなコミュニケーションを心がけています。日本国内販売代理店として、教育業界の動向も汲み取りながら、各校の課題と照らして解決できるようお手伝いをしています。たとえば、一般の企業のシステムと異なり、校務システムは所属する学生それぞれに履修科目、取得単位などの登録、または進級条件など、教育現場特有のさまざまな要件をお聞きしてシステムへ反映していくことが重要となります。そのためにも業界の知識を身に付けておくことは前提条件ととらえています。

 また、導入移行作業を円滑に進めるべくメーカーとの連携をスムーズに行い、導入計画に沿った納期管理をしっかり行っています。プロジェクトの遅滞により、教育に支障が出てはいけないと思っております。そのため昨今のコロナ禍においても、Zoom等Web会議ツールを使った仕様打合せをいち早く取り入れ、学校との密なお打合せを実施し、丁寧に意思疎通を図りながら、進行するように心がけました。

--校務管理のシステムを選ぶ際、どのような点を重視される学校が多いですか。

 校務の負担軽減を目的とするわけですから、いかに効率良く、一括で管理できるかという点は、どの学校も求められることです。それに加え、やはり直接の教育活動とは言いにくいシステムに関して、コストを抑えたいとお考えの学校も非常に多いです。

 私たちがご案内している校務一括管理システム「CampusMagic」は、入試、校務、教務支援のシステムを一つのパッケージで提供するものです。それぞれの機能を個別のシステム、ないしモジュールごとに販売している競合サービスと比べ、料金体系もシンプルで、価格面でも多くの学校に納得いただいているものです。とりわけ小中規模の私立大学、私立中高一貫校、専門学校の導入実績が多数あります。

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--販売代理店である御社からみた「CampusMagic」の魅力を教えてください。

 4つの特徴をご紹介したいと思います。まず、帳票がファイルで抽出保存できるという点です。すべてのデータがエクセルファイルまたはPDFファイルに帳票イメージのまま保存することができます。エクセルファイルにデータを保存すれば、関数を使用して再計算し、簡単に分析・集計を行えますし、データ保存することでシステム外のメディアへのバックアップも行うことができます。

 次に、OSのアップデートに合わせた新バージョンを無償で提供してくれるという点です。保守契約を締結いただく学校には、将来、OSがアップデートされた場合に、それに対応した「CampusMagic」の新バージョンを無償提供いたします。

 また「CampusMagic」特有の「TimeMagic」という機能です。簡単に言うと、情報更新後も指定日にさかのぼって、その日のデータを再度確認することができる仕組みです。一般的な校務・教務システムは、年度更新処理を一度実行すると学生のマスターデータ自体が1年進級した状態に登録されてしまうため、年度更新前のデータ修正や帳票印刷が一切できないという難点があります。その点「TimeMagic」機能では、特定の権限のユーザーに限るものの、年度更新前に戻った状態でメニューからデータ入力や各種帳票を印刷することが可能です。そのため、過去の年度ごとのデータを特段バックアップしておく必要もありませんし、新年度の情報入力と年度末の情報入力を同時に進行することも可能であることから、多忙を極める年度切替作業を緩やかに進めることができます。

 最後に、データ分析のしやすさです。システム上で、定期試験の科目別の成績、順位、出席状況など総合的に分析できるアクセスデータファイルを作成可能です。これにより過去の成績との比較も簡単に行うことができ、傾向と対策を分析し、実際の学習指導にも活用できます。

--すでに導入されている学校からの「CampusMagic」の評価を教えてください。

 「CampusMagic」のメーカーであるバリアントソフトでは、学校業務に詳しいスタッフが各学校のご要望、課題を正しく理解し、迅速に製品機能として反映できる体制を整えています。充実したサポートという点で、非常にご満足いただいています。

 また、高等専門学校や専門学校をはじめ、その学校特有のカリキュラムに即したシステムの導入を多数行っている実績から、複雑な教育過程や履修科目についても背景を汲んだうえで、使用する人にとって使いやすいシステム構築を進められるという点で安心してお任せいただけているようです。

課題抽出から本稼働まで…校務システム導入の鍵は「寄り添ってくれるベンダー探し」

--校務システム導入を検討されている学校に向けて、メッセージをお願いします。

 「CampusMagic」に関して言えば、弊社は14年前から当サービスの販売を行っており、約60校への導入実績を有しております。そのノウハウと知見を生かし、最大限、各学校のご要望に対して柔軟に対応してまいります。教職員の働き方改革にも寄与できるサービスを、導入検討の段階からサポートさせていただきます。学校特有の課題を汲み取ってくれるメーカー、販売代理店、いわゆるベンダーに出会うことが、校務教務システム導入にあたっての最初にして最大のステップだと思います。

--ありがとうございました。

 社会の急激な変化が進む中で、予測不可能な未来社会を自立的に生きることのできる子どもたちのための教育も、それもまた急速に変化を続けている。一方で、その教育のしわ寄せを受けていた教職員の稼働が指摘されたのが2016年度の教員勤務実態調査だった。その発表から数年が経過し、教職員の過酷な勤務実態を見て見ぬ振りをしてはいけないと、やっと「学校における働き方改革」の重い腰が上がったという印象だ。

 日本中の多くの学校がシステム導入という未知のものに怯えることなく、ひとつひとつのステップを解決し、納得した校務・教務の環境を整備できるよう、業界全体が教育現場に寄り添って取り組んでいくことが望まれる。
《野口雅乃》

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