大学職員・教員全体との情報共有手段として、約9割が「メール」を使用し、約4割はいまだ「紙」を使用していることが、rakumoが実施した調査から明らかになった。さらに半数以上は、「大学職員・教員全体でのインタラクティブな情報共有ができていない」と感じていた。
シンプルで心地よい閲覧画面を備え、社内の情報伝達・コミュニケーションを促進・活性化するGoogle Workspaceと連携した社内掲示板「rakumoボード」等を手掛けるrakumoは、2022年7月13日・14日に「大学の情報共有に関する実態調査」をインターネットにて実施。大学の教員・職員103人の有効回答を得た。
現状の大学職員・教員全体との情報共有の手段を上位3つまで聞いたところ、もっとも多かったのは「メール」85.4%、ついで「グループウェア（Google Workspace、サイボウス、Microsoft 365 等）」55.3%、「紙（回覧やコピー配布等）」39.8%となり、いまだに紙ベースでの情報共有が一定割合行われていた。
大学職員・教員全体と情報共有をしている話題・テーマについては、「各種規定・公式文書・申請書類等」が71.8%、「連絡・通達事項」が69.9%、「会議開催案内」が61.2%となり、情報共有テーマの大半であることがわかる。
大学職員・教員全体でのインタラクティブ（双方向）な情報共有ができていると思うかとの問いでは、「非常にそう思う」3.9%、「ややそう思う」32.0%、「あまりそう思わない」43.7%、「まったくそう思わない」11.7%という結果に。「できていない」と感じている割合が半数を超えた。
大学内の情報共有にはどのような課題があるのか、複数回答で聞いたところ、「学部間・教職員間等の横のつながりの情報共有不足」がもっとも多く49.5%。ついで、「ほしい情報を探すための時間・手間がかかる」39.8%、「上層部／現場間で情報が分断している」37.9%、「情報が散在している・情報を集約する環境がない」35.9％と続いた。その他、「情報公開の範囲」や「一方通行で双方向にはなっていないと感じる」といった声があげられた。
大学職員・教員全体との情報共有をシステムで行う場合、求める機能・性能についてを尋ねると、「誰もが直感的に使える操作性」55.3%、「必要な情報をすぐに確認できる見やすさ・検索性」45.6%、「構築・運用管理のしやすさ」39.8%といった機能・性能を求める意見が多くあがった。
rakumoでは、調査レポートをWebサイトに公開。あわせて、調査レポートの全文無料ダウンロードも受け付けている。
